Kanban – A produtividade da Gestão Visual na Lousa de Vidro

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Quem é responsável por gerir uma empresa sabe das dificuldades que se encontra no longo caminho do empreendorismo. Seguir esse caminho significa percorrer uma árdua jornada que tem tudo para ser maravilhosa, porém, com a possibilidade de encontrar diversos obstáculos que poderá te levar, inclusive, à falência.

Para evitar esse tipo de transtorno, uma das maiores preocupações das empresas seja com relação à sua produtividade.

No ambiente de uma empresa, quando se fala em produtividade, automaticamente pensamos em recursos humanos e gestão de pessoas. Verdadeiros empreendedores devem saber gerenciar todos os aspectos da sua empresa com uma atenção especial à gestão de pessoas.

 

É importantíssimo que um bom gestor estabeleça uma ótima relação com todos os envolvidos na empresa, passando por funcionários, clientes e fornecedores. Afinal de contas, cada um tem a sua devida importância para que o empreendimento alcance o sucesso.

Estudos apontam que a falta de disciplina organizacional afeta severamente a produtividade e é um dos principais obstáculos para o crescimento de uma empresa.

A organização num ambiente empresarial é fator determinante para alcançar resultados positivos, da mesma maneira que a falta de organização representa desperdício de tempo, de materiais e consequentemente, de dinheiro.

Imagine só a seguinte situação: Você possui uma loja de peças para carros e um dos itens à venda é vidro para porta de carro. Sabemos que toda loja que se preze deve ao menos ter um mínimo de estoque, para não faltar produto para vender.

Já um bom empreendedor sabe que, muito além do mínimo, ele precisa sempre ter um estoque com um determinado nível de segurança… Mas também tem noção que mercadoria de mais em estoque significa dinheiro parado, sem rotatividade, capital demais imobilizado.

Por outro lado, ter estoque de menos também não é uma boa idéia. Estoque de menos implica em aumento de muitos riscos. Um deles é o risco de parar toda a produção pela falta de matéria prima específica. Isso pode gerar muitos prejuízos.

Isso quer dizer que um bom empreendedor vai saber estabelecer, para o seu estoque, um nível máximo, um nível de segurança e um nível mínimo.

Voltando então ao exemplo, imagine que o ideal para sua loja seja manter um estoque máximo de 10 vidros para portas de carro. A partir daí, estabelece-se um nível de segurança de 5 a 6 vidro, e um estoque mínimo de 3, por exemplo.

Uma pessoa ficará responsável por repor o estoque sempre que uma peça for vendida, mantendo o estoque sempre num nível ideal. Da mesma maneira que a fabricante dos vidros tem uma equipe responsável por manter um estoque de material ideal para suprir a necessidade de seus clientes.

Caso ocorra uma atipicidade e seja necessária a utilização de várias peças ao mesmo tempo, sua loja (ou a empresa que fabrica as peças) dará conta do recado.

Entretanto, se a pessoa responsável por suprir o estoque não o fizer corretamente, em algum dos momentos faltará peças ou matéria prima para a realização de determinado projeto (o que resulta em prejuízos, consequentemente). Ou seja, um problema de desorganização que culminou em prejuízo. Falta de estoque significa empurrar o cliente para a concorrência e muitos prejuízos.

Um grupo de japoneses percebeu essa dificuldade há décadas atrás e desenvolveram um método inventivo de gerir visualmente, não somente o seu estoque, mas toda uma linha de produção. Depois esse método começou a ser usado inclusive para gerir nossa vida pessoal, melhorando nossa organização e a relação profissional/familiar.

Esse sistema de gestão visual foi chamado de Kanban, e é sobre esse método que vamos falar nessa publicação.

COMO FUNCIONA O KANBAN

O Kanban nada mais é que uma forma de organização física e visual das tarefas de acordo como fluxo de trabalho em que serão realizadas. Trata-se de um quadro organizacional, com divisões específicas conforme as etapas necessárias para realizar seu projeto.

Esse método de organização visual foi desenvolvido pela Toyota e faz parte do famigerado Sistema Toyota de Produção. Seu principal objetivo é exterminar todos os elementos desnecessários de uma produção, a fim de se reduzir os custos.

A principal idéia neste sistema é produzir os tipos de unidades necessárias no tempo necessário e na quantidade necessária, sem estocar de mais (o que significaria capital de giro parado), e nem deixar zerar o estoque (o que significaria possíveis vendas perdidas).

Com o kanban e seus cartões é possível definir e visualizar os níveis de segurança do seu estoque, aumentando a eficácia da linha de produção, que direcionará sua atenção realmente para o que for necessário.

Para tentar ilustrar, uma tabela simples de Kanban pode-se resumir em “Tarefas a fazer”, “Tarefas em andamento” e “Tarefas concluídas”.

Tarefas a fazer Tarefas em andamento Tarefas concluídas

 

Pra realizar qualquer projeto é necessário um planejamento prévio. É durante o planejamento de um projeto que são definidas as etapas e suas diretrizes. Depois dessa definição é que se inicia o projeto.

Por exemplo, um grupo de alunos pode utilizar o Kanban para auxiliá-los na realização de um determinado trabalho escolar, para fazê-lo de maneira mais organizada e ágil.

Bom, sabemos que um bom trabalho de escola deve ao menos ter uma pesquisa detalhada sobre assunto, elaboração do conteúdo com coerção, correção do conteúdo e finalização. Esses poderiam ser os cartões do quadro Kanban , se por acaso fosse aplicado a técnica do Kanban para a realização desse trabalho escolar.

Sendo assim, em um quadro com as divisões citadas acima, seria transferido cada item desses para cartões (pode ser em um post-It, ou qualquer ficha que possa fixar no quadro Kanban) e fixaria na categoria determinada do quadro de Kanban (‘Tarefas a fazer’, por exemplo).

Tarefas a fazer Tarefas em andamento Tarefas concluídas
 

– Pesquisa detalhada

– Elaboração do conteúdo

– Correção do conteúdo

– Finalização

 

* Lembrando que se for necessário, cada ‘tópico’ desses podem ter subdivisões.

Esse quadro pode ser feito em uma parede, mural ou até mesmo em uma lousa de vidro comum ou já personalizada com quadro de Kanban.

Isso contribui muito para a organização do seu projeto. A partir do momento em que se inicia uma das tarefas, move-se o cartão para a categoria correspondente. Dessa maneira, quem observar o quadro perceberá de imediato quais são os tópicos que estão em andamento, aguardando inicialização ou já foram finalizados.

Tarefas a fazer Tarefas em andamento Tarefas concluídas
 

 

– Elaboração do conteúdo

– Correção do conteúdo

– Finalização

 

– Pesquisa detalhada

 

 

Vamos lá então. Suponha que a pesquisa detalhada sobre o assunto do trabalho escolar já foi realizada e colhida todas as informações necessárias. Para que todos do grupo saibam que aquela atividade está finalizada, move-se a ficha para a divisão de ‘Tarefas concluídas’.

Dessa maneira, o grupo todo saberá que aquela tarefa de levantamento de informações para o trabalho escolar já foi finalizada e que já pode iniciar o próximo passo (aqui neste caso, a elaboração de conteúdo).

Tarefas a fazer Tarefas em andamento Tarefas concluídas
 

 

– Correção do conteúdo

– Finalização

 

– Elaboração do conteúdo

 

 

– Pesquisa detalhada

 

 

Isto posto, todos terão a gestão visual do projeto, facilitando sua organização, resultando na desenvoltura do projeto com muita agilidade.

Se por acaso surgirem mais tarefas necessárias para a conclusão do projeto, afixa-se novos cartões no quadro Kanban na categoria destinada; se surgirem subdivisões, também se altera o cartão no quadro Kanban, e segue essa linha sucessivamente, até que todas as fichas (tarefas) sejam finalizadas.

Apesar de usarmos um exemplo simples de como utilizar o Kanban na realização de um trabalho escolar, esse método é bastante utilizado no Brasil desde os anos 80, quando iniciou sua aplicação no controle de estoque e controle do fluxo de peças.

No controle de estoque, cada cartão deste pode significar uma unidade de determinada peça. Pode ser equipada ainda com luzes, cada cor com um significado (verde, amarelo e vermelho) por exemplo. O principal objetivo é que esse quadro de Kanban estabeleça uma sintonia apurada entre os responsáveis pelo estoque e os responsáveis pela produção.

Geralmente, os quadros de kanban ficam em local específico, bem visível para toda a linha de produção, de maneira que todos tenham acesso e estejam cientes de todas as ações, agilizando o processo de produtividade.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DO KANBAN

Bom, depois dessa noção básica de como funciona o Kanban, vamos falar um pouco sobre os benefícios que esse método de gestão visual traz aos seus adeptos e simpatizantes.

Tendo em vista que o Kanban é um método que fornece informações que permitem a adaptação da linha de produção conforme a variação do estoque, obviamente a utilização deste método resultaria em benefícios para os usuários, já que o sistema de cartões kanban possibilita a produção dos produtos necessários, no tempo e na quantidade necessária.

Sendo assim, podemos salientar o seguinte.

– A utilização do Kanban ajudar a reduzir os prejuízo com peças defeituosas, tendo em vista que, com o maior controle do estoque e direcionamento para os produtos necessários, é possível fabricar lotes menores de determinada peça. Desse modo, se um lote por ventura estiver com defeitos, devido ao fato dele possuir menor quantidade de peças, diminui também o prejuízo causado.

– Os cartões do Kanban permitem o controle visual ao longo de todas as etapas de fabricação; o que, como já falamos acima, estabelece uma sintonia entre os responsáveis pelo estoque e os responsáveis pela produção, sempre mantendo o estoque em um nível adequado.

 

– O método Kanban permite que a empresa forneça os materiais sincronizadamente ao controle de estoque, em tempo e quantidade determinada através dos cartões, tudo conforme as necessidades definidas anteriormente.

– Ao aplicar o Kanban na linha de produção você consegue simplificar seu controle organizacional e administrativo ao minimizar a variação dos materiais em processo, se atentando somente ao que for necessário.

– Quando se utiliza o Kanban, ganha-se em desenvoltura organizacional e praticamente elimina o risco de parar a produção por falta de uma peça ou matéria prima.

– É simples, de fácil manuseio e interpretação.

– Demanda de pouca estrutura. Pode inclusive ser confeccionado na parede, mural ou lousas de vidro.

Esses são somente alguns dos benefícios que a utilização do kanban pode trazer para sua empresa.

A UTILIZAÇÃO DO KANBAN NA VIDA PESSOAL

Apesar da principal utilização do Kanban estar relacionada ao controle de estoque nas empresas em geral, por ser uma maneira tão simples é única de se pensar, o kanban está ganhando popularidade e auxiliando na administração da nossa vida pessoal.

Famílias inteiras já usam o método para compartilhar e agilizar os processos da sua vida pessoal e organizar as tarefas caseiras.

Primeiramente, é necessário fazer uma mapeamento e estabelecer quais serão os cartões do seu quando de kanban pessoal.

Comece com essas 3 colunas simples citada nessa publicação (Tarefas a fazer, em andamento e concluídas). Esse modelo simples é ótimo para gerenciamento pessoal. A partir do momento em que terminar o mapeamento você pode começar a transferir para os cartões.

Uma boa idéia é usar cores diferentes para diferenciar os tipos de tarefa. Você pode utilizar uma cor para tarefas pessoais, outra para tarefas familiares e outra para tarefas profissionais, por exemplo. Com o tempo (e a necessidade) você pode alterar se quadro de Kanban, acrescentando ou excluindo informações que achar desnecessárias.

Uma boa dica é limitar a quantidade de trabalho em andamento. Quanto mais trabalho iniciado (sem a resolução) acaba tirando a concentração, o foco. Ao limitar seu trabalho em andamento, você permite permanecer-se focado nos cartões certos e conseguirá se concentrar com mais facilidade.

O kanban é uma ótima opção para se utilizar com o Scrum, um famoso método de gestão de pessoal que já foi comentado aqui no nosso blog, pois os dois são extremamente simples e surpreendentemente poderosos quando o assunto é gestão de pessoas e desenvolvimento de uma empresa.

Aqui na MultPainel utilizamos o Kanban com excelência no controle de estoque das nossas lousas de vidro. A utilização de métodos simples como o kanban colabora grandemente para que toda nossa equipe seja elogiada pela qualidade de todo o atendimento, desde a solicitação do orçamento até a confecção das lousas de vidro da MulPainel.

Mantenha contato conosco e solicite já seu orçamento com a equipe da MultPainel – Painéis e Lousas de Vidros.